Известно, что бухгалтерам часто приходится иметь дело с документами различного рода. Они должны постоянно обладать всеми необходимыми сведениями, доставлять вовремя отчеты и ценные бумаги. Иногда бухгалтеру необходимо преодолеть немаленькие расстояния для того, чтобы привести те или иные документы. Известно, что если не сделать этого в четко указанный поквартальный срок, то штрафные санкции не заставят себя долго ждать. Получается, что бухгалтер должен не только успевать все рассчитать и оформить, но еше и поработать курьером и отвезти все документы в указанные инстанции, которых насчитывается немало. Как же все это успевать?
Вам будет интересно:Какие Договора Надо Подписывать При Получении Автокредита
Специально для подобных случаев существует палочка-выручалочка для всех бухгалтеров и других людей, которые ищут надежные способы доставки документов в другие инстанции. Это, как правило, имеет название - опись вложения. Что представляет из себя данная операция и в чем она заключается?
Вы приходите в почтовое отделение, заполняете предложенные бланки, в которых записываете названия всех документов, которые хотите отправить. Работник почты тщательно проверяет, чтобы все документы были в наличии. После этого при нем вы заклеиваете конверт и оформляете свое ценное письмо. Затем пишете адрес и отправляете по назначению. Для того, чтобы ваши нервы были полностью спокойны, можно заполнить и акт получения письма. Адресат, получив ваше послание с ценными бумагами, должен подтвердить получение подписью. Этот бланк будет передан вам лично тем же способом – подтверждение о доставке вы найдете в своем почтовом ящике.
Естественно, долгое время многие не решались доверять почтовым работникам передачу ценных или просто важных бумаг. Причина проста: все помнят о массе случаев с потерей письма. Однако теперь эта операция четко прослеживается. Если вы составили опись вложения в ценное письмо, а потом отправили его по указанному адресу, с вами такое не произойдет. Именно эта процедура и предохраняет вас о различного рода казусов.
Итак, как же оформляется опись в письмо? Как правило, используется стандартная форма 107. Ее можно скачать на любом сайте, распечатать и заполнить в офисе, но правильнее сделать это непосредственно в почтовом отделении. К слову, опись вложения содержит следующие графы, которые вы должны заполнить: «Опись вложения в» - 1 строка, где вы должны написать стандартную фразу – «ценное письмо», 2 строка – «Куда», где вы пишите адрес организации, которой отправляете данное послание. 3 строка – «На имя». В ней вы пишите фамилию и инициалы человека, которому предназначено послание, то есть это и есть наименование получателя.
Затем в форме 107 будет таблица, состоящая из 4 столбцов. 1 – это порядковый номер документа, 2 столбец имеет название – «Наименование предметов» - здесь вы будете должны записать завание каждого документа. 3 столбик содержит количество документов – здесь вы указываете 1 лист, 2 или 3 листа. А в четвертом будет содержаться ценность в рублях. Так, в каждой строке вы пишете название документа в столбике «наименование…», затем количество листов в 3 столбике, и цену в 4. Все довольно просто.
После того, как заполните таблицу, пишете – "Общий итог ценности", например, 3 листа, 300 рублей. Расписываетесь в графе "Отправитель". Затем в строке «Проверил» работник посты пишет свои инициалы, предварительно просмотрев пакет документов, которые вы отправляете. И только после этого письмо запечатывается. На конверте вы опять же пишете адрес, сверху работник почты отмечает – «Ценное письмо». Вот, собственно, и вся процедура.
Зачем нужна опись вложения? Дело в том, что если письмо не дойдет по назначению, то вы можете подтвердить факт отправки при помощи чеков, которые вам выдадут на почте. Кроме того, опись вложения будеть зарегистрирована в базе данных почтового отдела, услугами которого вы воспользовались. И тогда вы сможете доказать свою невиновность, если документы не придут в ту или организацию в срок. Хотя этого и не случится: опись вложения – это надежный способ передачи ценных документов от отправителя к получателю.
