Любая хозяйственная деятельность предусматривает движение очень разнородных по своей значимости документов, которые создаются внутри самого предприятия или получаются со стороны от взаимосвязанных контрагентов. Документооборот проходит несколько стадий. Создание первичного документа или получение его извне происходит на первой стадии документооборота. На второй стадии осуществляется принятие документа к учету и его проверка. На третьей - выполняется обработка использованных документов и передача их на хранение в архив. Срок хранения бухгалтерских документов различен.
Вам будет интересно:Срок уплаты НДС, порядок его начисления и возможность получения льгот - все, что нужно знать предпринимателю
Перечень бухгалтерских и иных документов, предназначенных для хранения в архиве, предусматривает двенадцать основных разделов. Первый раздел включает бумаги, имеющие распорядительные, контролирующие и организационные функции, обеспечивающие правовую основу для ведения полного цикла документооборота и хранения документации всеми хозяйствующими субъектами. Срок хранения бухгалтерских документов, входящих в первый раздел, равен пяти годам.
Разделы со второго по четвертый включают документы по планированию, финансированию, ценообразованию, по кредитованию, по бухгалтерскому учету и отчетности.
Различные документы и отчетность по осуществлению экономических, технических, научных и культурных связей включаются в раздел номер пять.
Информационные документы по обслуживанию различной деятельности хозяйствующих субъектов и иных организаций содержит раздел шесть.
Нормирование, тарифы, оплата труда и его охрана – эти бумаги составляют раздел семь.
В восьмой раздел перечня включены кадровые документы, касающиеся приема, увольнений и других перемещений трудящихся. Здесь же хранятся документы по полученным награждениям.
Раздел номер девять составляют бумаги, касающиеся материального и технического обеспечения деятельности организации и хранения ценностей.
В десятом разделе перечня представлены документы, отражающие административные и хозяйственные меры по управлению предприятием, способствующие неукоснительному соблюдению мер внутреннего распорядка, обслуживания внутренней связи, транспортному обслуживанию.
В одиннадцатом разделе находятся все социально-бытовые документы, предусматривающие меры по социальному страхованию, жилищным и бытовым вопросам.
В двенадцатый раздел перечня включены бумаги по деятельности общественных профсоюзных организаций и других общественных объединений.
На основании ФЗ РФ N 129 сроки хранения бухгалтерской документации (счетов - фактур, договоров, актов и другой первичной документации, регистров бухучета и налоговой отчетности) установлены на пять лет. При этом в течение данного периода предприятие хранит в архиве (собственном или государственном) рабочий план счетов, учетную политику, а также автоматизированные учетные программы, используемые при обработке данных. Срок хранения кассовых документов также составляет 5 лет.
Кадровая документация и книги начисления зарплаты хранятся в течение очень длительного времени. 75 лет - срок хранения бухгалтерских документов, связанных с приказами, начислением зарплаты и прочими доходами, от которых зависит размер начисляемой средней зарплаты, рабочий стаж для получения государственного пенсионного обеспечения. Справки и протоколы, заключения комиссий, отчеты о тяжелых и особо вредных условиях труда, о травматизме на производстве, о несчастных случаях и производственных авариях хранятся в течение этого же времени. Столько же по времени не избавляются от договоров страхования, по которым наступил страховой случай и предусмотрены страховые выплаты.
Пять лет хранятся бухгалтерские финансовые документы. Причем отсчет этого срока начинается только по окончании срока их действия. Это хозяйственные договора, договора имущественного страхования, договора на оказание услуг аудита и другие. Столько же с момента увольнения работающего хранятся договора с материально ответственными лицами, книги покупок и продаж и т.д.
Законом установлен порядок сдачи бухгалтерских финансовых документов в архив. А также предусмотрен административный штраф для должностных лиц, отвечающих за надлежащее выполнение этого пункта законодательства об обеспечении сроков хранения финансовой и иной хозяйственной документации. Административный штраф за нарушение данного порядка согласно п. 11 статьи 15 Административного Кодекса РФ составляет максимум три тысячи рублей. Срок хранения бухгалтерских документов контролируют налоговые инспекции и государственные органы.
Архивы для хранения бухгалтерской и иной документации оборудуются в специальных изолированных помещениях и содержатся в металлических сейфах или несгораемых шкафах, позволяющих обеспечить их целостность и полную сохранность в течение долгого времени.