Расчеты наличными деньгами удобны и просты. Большинство обычных граждан в странах СНГ и Восточной Европы предпочитают получать зарплату и расплачиваться за товары и услуги «живыми деньгами». Для этого достаточно взять купюру нужного номинала и совершить операцию. Однако если вас попросят купить что-то для родного предприятия, где вы работаете, или для организации (например, для садика или школы), все резко изменится. Вы не сможете просто пойти к директору и взять у него денег или же дать ему денег на покупку. Чтобы у директора или другого работника предприятия не возникло искушения забрать деньги себе и потратить их на свои нужды, а не на то, что действительно необходимо предприятию, оформляются определенные документы. Так, например, если вы хотите дать денег для нужд школы, сдать остаток командировочных средств или вернуть сдачу после покупки канцелярских принадлежностей, вам придется заполнить приходный кассовый ордер.
Вам будет интересно:Биржевое дело: товарораспорядительные ценные бумаги
Все дело в том, что для юридических объединений, предприятий и организаций существуют специально разработанные правила, не соблюдая которые нельзя вести кассовые операции. Эти правила принимаются Центральным Банком государства и регулируют движение наличных средств на предприятиях. В согласии с ними, любое поступление наличности должно оформляться приходным кассовым документом. Соответственно, если деньги выдаются из кассы, необходимо заполнить расходный кассовый документ. Все кассовые ордера вносятся в специальный Журнал. Каждая приходная и расходная операция фиксируется в кассовой книге по ордерам.
Чтобы оформить приход денежных средств в кассу, необходимо пойти к кассиру, который предложит вам заполнить бланк приходно кассового ордера. Этот документ составлен из двух разделов. Первый — это таблица, содержащая коды для бухгалтерского учета (она озаглавлена как приходный кассовый ордер), второй — это отрывная квитанция кассового документа.
Заполняя первую часть бланка, прежде всего вносят наименование организации, код ее деятельности, дату внесения денег в кассу, номер документа, коды бухгалтерского учета и сумму. Ниже вписывается фамилия и инициалы того, кто вносит деньги в кассу, сумма прописью и основание для внесения денег (зачем вносятся деньги). Второй раздел кассового документа содержит лишь данные того, кто вносит деньги и сумму.
Заполнять кассовые документы следует очень внимательно и аккуратно шариковой ручкой установленного цвета (синий, черный). Исправления, цветные чернила, гелевые ручки и карандаш не допускаются. Если разрешено законодательством, ордера могут быть напечатаны на компьютере с помощью бухгалтерской программы.
Готовый приходный кассовый ордер кассир заверяет своей подписью и принимает у вас деньги. После этого вам необходимо на ордере поставить печать. Это может сделать главный бухгалтер после того, как проверит ордер и подпишет его. Когда все оформлено, у вас принимают деньги, а взамен выдают отрывную квитанцию.
Печать на приходном кассовом ордере всегда ставят в правом его разделе, а именно на квитанции. Она доказывает, что деньги вы не забрали себе, не отдали лично директору, а внесли именно в кассу предприятия, откуда они и будут потрачены.
Кроме печати важным реквизитом ордера является его регистрационный номер. Он проставляется кассиром и доказывает, что данный ордер будет зарегистрирован в специальном регистре - журнале для ордеров. Без данного номера приходный кассовый ордер легко переписать или просто выбросить, а деньги положить себе в карман. Очень важно проверять наличие регистрационного номера, особенно если вы получили деньги под отчет и вам необходимо отчитаться перед другим предприятием, куда были потрачены выданные вам деньги.
