Как писать официальные письма: примерный текст и правила оформления

Как писать официальные письма, чтобы оппонент правильно понял суть запроса и тон изложения? Существуют негласные способы передать одну и ту же информацию в деловом и фамильярном стиле. Об этом говорят многие учебники по деловой этике, рассказывают в институтах и высших школах США. Самое важное, что стоит понять перед составлением делового обращения, это статус адресата и отправителя. Ведь нельзя обращаться к поставщикам и посредникам так же, как к президенту или владельцу крупной корпорации. Все невидимые невооруженным взглядом различия настолько открыты, что их можно прочитать и сопоставить. Так как писать официальные письма той или иной категории получателей? Обо всех ключевых моментах подробно рассказано далее в соответствующих разделах.

Как правильно написать письмо юридическому лицу?

Вам будет интересно:Должностная инструкция: как правильно оформить, требования по ГОСТу, правила внесения изменений

В сегодняшнем обществе, основанном на Интернете и электронной почте, необходимость писать какое-либо письмо возникает реже, чем в прошлом. Тем не менее по-прежнему иногда необходимо представить официальный запрос для получения информации, подать заявку на академическую программу или работу, написать бумагу с жалобой или просто выразить свое мнение эффективным и последовательным образом. Чтобы официальное письмо с просьбой было принято на рассмотрение, а обращение с жалобой принесло ответ, нужно следовать нескольким принципам формирования бизнес-языка. Он отличается простотой, ясностью и информативностью:

Вам будет интересно:Услуги: потребление. Что такое потребление? Определение, нормы, объем и особенности

Вам будет интересно:Герб Коломны: описание и значение

Таким образом, вы знаете, как правильно написать письмо, на которое не только обратят пристальное внимание, но и ответят в кратчайшие сроки.

Заполнение шапки письма в левой части

Напишите адрес отправителя и номер телефона в левой верхней части страницы. Если вы представляете компанию, напишите адрес компании. Если вы частный отправитель, напишите свой личный домашний адрес. Продублируйте свой адрес на второй строке, чтобы адресат понимал, что вам крайне важно указать этот момент в письме.

Также такая этика считается слишком формальной, поскольку отправитель счел нужным дважды повторить свои координаты. Это не момент невежливости, а всего лишь доля скрупулезности и обеспокоенности, чтобы получатель письма не возвращался к шапке для повторного уточнения, от кого пришло письмо. Напишите свой город, округ и почтовый индекс в строке ниже. Укажите номер телефона по своему адресу, чтобы получатели смогли дозвониться. По правилам этикета обращающаяся сторона, которая отправляет письма по почте, будет ожидать звонка на тот адрес, где было, по идее, составлено и написано обращение.

Вам будет интересно:Приостановление предварительного расследования: необходимые основание и условия. Правовое понятие и процессуальное оформление

В случаях, когда вы представляете бизнес, вы можете разместить свой логотип и адрес компании прямо посередине страницы. Обязательно центрируйте его так, чтобы он выглядел однородным.

Координаты отправителя – где их нужно размещать?

Расположите дату непосредственно под адресом отправителя. Последнее нужно указывать внизу страницы. Дата важна по двум причинам:

Все эти нюансы будут указывать на то, что отправитель грамотно подошел к задаче об извещении или осведомлении о своей просьбе.

Координаты получателя – как их правильно оформить?

Поместите имя получателя на одну строку ниже даты. Обязательно обращайтесь к человеку согласно его статусу (г-н, г-жа, мисс, миссис, месье). Под именем напишите название компании. Строкой ниже можно продублировать адрес получателя, чтобы было удобно читать письмо. На следующей строке напишите город, местность или округ и почтовый индекс получателя.

Если вы не знаете конкретики о получателе, например, имени или фамилии, заранее наведите справки об этом в Интернете (на сайте компании) или позвоните в фирму, где работает человек. Как правило, эта информация является открытой и не подлежит сокрытию и изъятию из общественного доступа к данным корпорации. Всегда используйте сокращения, которые относятся именно к женщинам – мисс или миссис. В противном случае, когда неизвестно социальное положение получателя, нужно применять нейтральные обращения – г-жа или иное, что предусмотрено в правилах этикета той страны, куда будет отправлено обращение:

Кстати, электронные письма все чаще стали применяться в качестве уважительного общения между сторонами и участниками партнерского договора. Однако, если вы не знаете, как писать адрес в официальном письме, которое приходит по интернет-почте, лучше всего оставить пропуск в заполнении «шапки», перейдя сразу к изложению мысли.

Приветственное слово – зачем оно нужно?

Дайте человеку, к которому вы обращаетесь удаленно, возможность почувствовать себя важным и нужным. «Уважаемый господин/госпожа» работает хорошо, особенно если вы знаете имя человека. С психологической точки зрения, называя имя получателя, вы подсознательно заставляете его «влюбиться» в обращение. Он захочет прочесть текст от начала и до конца, вчитываясь по несколько раз в одни и те же важные для вас моменты. Поместите двоеточие после приветствия и добавьте строку между приветствием и телом письма.

Если вы знаете получателя и, как правило, обращаетесь к нему по его или ее имени, вполне нормально использовать только имя, например, «дорогой Кирилл» или «уважаемая Анна». Язык деловых писем не «бракует» использование персональных имен, наоборот, это считается признаком длительного сотрудничества, когда стороны уже могут перейти на ты, но соблюдают все каноны делового стиля.

Тело письма – цели и задачи изречений

Напишите тело письма сначала на черновике. Оно должно быть не более трех абзацев. Если вы не можете сказать о своих мыслях в рамках этого размера, то вы, вероятно, недостаточно лаконичны. Одиночное пространство нужно выравнивать так же, как и сам текст – по левой стороне:

Подпишите свое письмо с соответствующим словом, например, «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», если это уместно. Оставьте место под вашим именем для подписи. Если вы пишете в стиле Modified Block, не забудьте проставить дату и время, как полагается в случае оформления официального письма для компаний не через интернет-обращения.

Вам будет интересно:Какие документы нужны для продажи гаража? Договор купли-продажи гаража

Добавьте слово «Приложение» ниже подписи. Делайте это только в том случае, если вы прилагаете другие материалы, такие как резюме или расписание, вместе с письмом. Если имеется более одного дополнительного элемента, было бы неплохо перечислить названия вложенных элементов. Это говорит о структурированности письма, и получателю будет легче разобраться, что и где находится по списку, какое это имеет отношение к нему и письму в целом.

Верстка адаптивных писем

Адаптивные письма составляются только в электронной почте, где нет достаточного количества инструментов для правки текста. Однако и здесь нужно, чтобы формат письма был соблюден для сохранения этики. Напишите адрес отправителя в левом верхнем углу. Если вы используете готовый бланк, вам не нужно указывать адрес отправителя. Подобные бланки имеются в арсеналах почтовых ящиков, где можно выбрать стилистику для соответствующего типа письма. Вместо типового формата запустите письмо с датой в верхнем левом углу:

Добавьте любые разделительные обозначения для ограждения текста. Дополните письмо некоторыми сносками, если это уместно и если вы прилагаете к нему дополнительные каталоги, документы или иные материалы. Напишите слово «Приложение», а затем перечислите названия прилагаемых материалов.

Отправление письма

Выберете конверт. Он должен быть простым, квадратным или прямоугольным. У него не должно быть сложных конструкций. Тем не менее он может быть стилизован по заказу. Сложите свое письмо так, чтобы оно входило в конверт:

В нижней правой части конверта напишите имя человека, которому вы отправляете письмо. Не лишнем будет указать название компании в строке ниже (если оно имеется).

Важные нюансы: персональное, деловое или бизнес-письмо?

Есть ли разница между тем, как писать официальные письма? Существенных и строгих правил немного, но знать их нужно каждому. Примеров может быть много, но рассмотрим основные моменты - различия между личным посланием, деловым и бизнес-письмом:

Главное, не перепутать все нюансы. Важно различать второе и третье - деловые и бизнес-письма отличаются только содержанием. Хотя важно и правильное оформление адресов.

Примеры официальных писем. Как писать официальные письма универсального образца?

Любые официальные письма начинаются с заголовка и шапки. Далее сам текст следует начать с простых фраз. Как писать официальные письма для других компаний, чтобы завязались отношения? Следуйте правильному началу: "Прошу", "Желаю", "Выражаю благодарность" и прочие слова помогут установить контакт с лицом, представляющим интересы фирмы, с которой нужно завязать деловое сотрудничество.

Источник