21-01-2019 13:30

Систематизация документов: порядок, классификация и правила

Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.

Система документооборота

Канал ДНЕВНИК ПРОГРАММИСТА
Жизнь программиста и интересные обзоры всего. Подпишись, чтобы не пропустить новые видео.

Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:

  • типологическое разделение номенклатуры дел;
  • выявление методологии систематизации;
  • расшифровку библиографического описания;
  • оценку документации до ее архивации.

Сдача экзаменов на оружие: порядок сдачи, обязательные вопросыВам будет интересно:Сдача экзаменов на оружие: порядок сдачи, обязательные вопросы

Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.

систематизация документов

Методы приведения в систему

Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.

Можно ли на материнский капитал купить дачу и при каких условиях?Вам будет интересно:Можно ли на материнский капитал купить дачу и при каких условиях?

В классификацию систематизации документов включают:

  • методики накопления и поиска;
  • сортировку запросов;
  • номенклатуру;
  • способы доступа;
  • индексирование;
  • варианты предоставления.

Распределение сведений происходит:

  • Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
  • В свободной манере.
  • Поля – это разделы с информацией в стандарте, а записи – заполненные форматы. Собранные записи, размещенные таким образом, чтобы необходимый элемент был доступен при быстром поиске, формируют базу данных.

    много информации

    Типовое распределение

    Архивная классификация может быть:

    • предметной (распределение делается в рамках одной выбранной темы);
    • номинальной (сортировка по номиналу подходит для распорядительно-организационной документации: приказов, протоколов, актов, соглашений, счетов);
    • тематической (выбирается однотипная тематика пакетов документации);
    • хронологической (каталогизация проводится по времени создания документов и сроком их хранения);
    • авторской (сортировка по имени творческой группы или автора: диссертации, публикации, сообщения, доклады).

    Заявление о признании иска ответчиком: образец и требования к тексту документаВам будет интересно:Заявление о признании иска ответчиком: образец и требования к тексту документа

    Для проведения систематизации документов рекомендуется предварительно заняться сортировкой схожей по определенным признакам документации, после чего можно начать распределение по выше перечисленным пунктам. Такой подход к хранению и обработке информации дает возможность оперативно находить доступ к необходимым данным и ограждает сведения от несанкционированной утечки.

    систематизация по папкам

    Целью приведения документооборота к упорядочиванию является и слежение пути документа от начальной даты его определения в производство до передачи в архив либо до уничтожения. Без правильно организованного процесса деятельность работников организации будет затруднена. Такое утверждение относится и к государственным, и к коммерческим структурам, только таким образом можно сохранить документы, несущие социальную, политическую, научную, историческую, экономическую ценность для страны.

    Номенклатурная классификация

    Распределение данных происходит в данном случае по родству и общим признакам. Систематизация и хранение документов в архиве считаются трудоемким процессом, который существенно упрощает работу с документооборотом и превращает делопроизводство в элементарную процедуру. Простейшим примером является группировка по комплексу предметов в «дело».

    Информация объединяется в группы по признакам:

    • корреспондентскому (преобладает при структурировании переписки с юридическим или физическим лицом: областной кадастр недвижимости или индивидуальный предприниматель);
    • экспертному (во внимание берется период архивации документов: временное или долговременное);
    • вопросно-предметному (сортировка по типовому виду: папки или файлы распределяются по бизнес-проекту);
    • географическому (группирование информационной документации корреспондентов по региону).

    упорядоченные дела

    Формирование наименования

    Систематизация и учет документов могут происходить по нескольким признакам одновременно, но в обязательном порядке по экспертному (ко временным относят те документы, срок хранения которых не превышает 10 лет, к долговременным – более 10 лет). Примером может служить «Пакет документов о ремонтно-восстановительных работах организации «икс» за 2018 год». Здесь можно выделить экспертный, корреспондентский и авторские признаки.

    Номенклатура дел сортируется системным перечнем документов фирмы, созданных по намеченному плану, с обозначением периода архивации. В процессе деятельности предприятия, основными факторами закрепления порядка при систематизации бумаг являются архивирование и регистрация. Не менее важным элементом в номенклатуре дел считается фиксация индексов, что упрощает поиск необходимой информации и сокращает время, потенциально затраченное на экспертизу материальных ценностей.

    Номенклатура дел

    Под распределение по «пакетам», информация в которых тождественна или имеет схожие характеристики, попадают картотеки должностных лиц (вне зависимости от степени секретности) и другие регистрационно-справочные массивы структур организации. В результате систематизации документов в дела, номенклатура группирует бумаги, проводит их учет и индексацию. Распределение по номенклатуре максимально охватывает имеющийся объем информации, что позволяет комфортно находить и обрабатывать любой документ, когда это необходимо.

    процесс систематизации дел

    Номенклатура бывает типовая, примерная и конкретная. Каждый вариант может быть дополнен документами собственных подразделений. Примерные и типовые формируются с целью унификации баз данных. Схожие по составу дела сортируются по категориям подразделений предприятия. В результате образуется единая индексация в виде нормативного документа делопроизводства. Любая номенклатура становится нормативным актом только после утверждения ее управляющим.

    Рекомендации по систематизации

    Разработкой таких документов по систематизации занимаются архивные ведомства и специальные уполномоченные лица. Рекомендуется в плане целесообразности разрабатывать организациям собственные номенклатуры дел на основе типовых или примерных: заголовки должны быть краткими, адресными и точными, а также отражать структурно вид документа (переписка, приказ, досье, отчет), его исполнителя или корреспондента, тематику и дату селекции.

    По инструктивной методике и правилам систематизации документов, рекомендуется начинать со сведений организационно-распорядительного характера в порядке от вышестоящих органов. После чего приступить к размещению организационных бумаг в виде уставов, положений и инструкций. Далее – распорядительные и организационные дела самого предприятия (приказы и распоряжения). В завершении разместить сведения с информацией о плановых отчетах.

    стикеры с информацией

    Апробированием и редактированием архивной документационной номенклатуры предприятия занимается экспертная комиссия. Служб документального обеспечения управления (ДОУ) формирует сводную номенклатуру, где в рубриках приводятся наименования структурных подразделений в порядке важности, свойственной им, функциональной деятельности.

    Цифровые индексы

    Систематизация архива – это формирование дел по условным признакам. Типовым документам присваиваются одинаковые индексы цифрового вида, состоящие из комбинации арабских символов (пример: «15-88», где 15 значит принадлежность дела к структурному подразделению под аналогичным номером, а 88 – позиция в номенклатуре).

    Порядок систематизации документов в государственных архивах таков:

  • Индекс дела.
  • Заголовок подраздела.
  • Число томов.
  • Период хранения.
  • Дополнительные комментарии.
  • В случае, когда на предприятии не принято сдавать документацию в архив, номенклатура ее согласовывается с региональной или ведомственной организацией экспертной комиссии.

    уполномоченное лицо

    При разработке номенклатуры следует помнить, что она действует с первых чисел первого месяца следующего года. В течение года номенклатура остается неизменной, но может редактироваться и проходить новое согласование раз в 5 лет.

    Регулярная процедура

    Систематизация документов – это неотъемлемая часть ведения успешного бизнеса. В процессе деятельности накапливается много бухгалтерских, технических и кадровых бумаг, со временем найти нужный документ составляет проблему. Регулярная систематизация поможет избежать беспорядка, отсортирует по дате и типу имеющуюся информацию и предотвратит утерю важных документов. Порядок распределения данных не так прост, как кажется, кропотливый процесс должен происходить по четкому регламенту и только квалифицированным персоналом.

    В конкретном случае классификация происходит по разным критериям, и если для одной организации типовой вариант (по сроку хранения, типу, направлениям) будет идеальным выходом, то для другой он может оказаться неудобным. Все отсортированные документы подшиваются в папку, на которой оставляется отметка с названием и краткой информацией о ее содержимом.



    Источник