Сколько лет хранятся бухгалтерские документы? Этот вопрос не имеет особой конфиденциальности, так как каждый рабочий человек может обратиться в бухгалтерию за нужной справкой, даже если на данном предприятии давно не трудится. Допустим, при оформлении пенсии необходим сбор различной информации, связанной с отработанными периодами и уровнем заработков. Создаются различные жизненные ситуации и потребности для обращения к финансистам. Поэтому у граждан возникает естественный вопрос: где и сколько лет хранятся бухгалтерские документы, ведь этот отдел не является архивом.
Вам будет интересно:Социальные пособия на детей: виды и порядок оформления. Федеральный закон "О государственных пособиях гражданам, имеющим детей" от 19.05.1995 N 81-ФЗ
Законодательная регламентация
В зависимости от вида финансовой документации установлен определенный нормативный акт, он регламентирует сроки и порядок их содержания в организациях. Федеральным законом № 402 в статье 29 ч.1 установлено, сколько лет хранятся бухгалтерские документы первичного учета. ФЗ №125 рекомендует разделение отчетности по видам:
- месячным;
- квартальным;
- годовым.
Вам будет интересно:Жалоба уполномоченному по правам человека: образец составления и порядок рассмотрения
Для более удобного использования первичных данных и учета каждую цифру бухгалтеры разносят в специальных регистрах в течение месяца, во время обычного движения средств при товарообороте. В организации за время деятельности могут происходить различные изменения. К примеру, смена руководства или форм правления. Для этих случаев разработана и утверждена часть 4 в Федеральном законе № 402, которая регламентирует порядок передачи документации. При этом сколько лет хранятся бухгалтерские документы, как оформить и передать их в архив, должен знать главбух предприятия, это условие имеется в его должностной инструкции.
Почему возникла проблема?
Любое предприятие в различных организационно-правовых формах с разным количеством персонала за годы своей деятельности накапливает деловые бумаги, письма, отчеты на электронных и бумажных носителях. Когда компания работает продолжительный период, у нее возникает необходимость систематизировать архив. Для этого одни бумаги откладывают на хранение, другие уничтожают.
Вам будет интересно:Можно ли поменять товар без чека? Как сделать это правильно?
Сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, чтобы сотрудники смело приступили к ликвидации ненужной информации? Закон не терпит нарушений, поэтому главные бухгалтеры для работы используют нормативные законодательные акты. В Федеральном законе №125 указано, как именно организовать работу с архивными делами на предприятиях. В положения четко расписан процесс сохранности бумаг, поступающих от финансистов и производственных делопроизводителей. Значение имеет НК РФ, который в 23 статье рассматривает, сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, где начислены и удержаны налоги. В бумагах имеются подтверждения о доходах, расходах граждан и поступивших в государственную казну средств. В 2010 году Министерством культуры был опубликован приказ № 558, в нем утвержден перечень документации со сроками хранения. Если совместить законодательные акты, получается следующая картина:
- в бухгалтерской документации срок хранения зависит от вида, предназначения и значимости бумаги;
- ФЗ № 402 для всех документов установил 5 лет сохранности, не конкретизируя их разделение по видам;
- законодатель рекомендует обращать внимание на временные отрезки, которые указывает перечень.
В любом случае, чтобы ликвидировать накладную, баланс или справку, необходимо за основу брать совмещенные законодательные распоряжения. Они все утверждают, что 5 лет - это обязательный период для ответа на вопрос, сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии. Подобное положение рассчитано на учетную политику, стандарты на предприятии и для электронных форм. После того как документом перестают пользоваться, начинается отсчет срока его хранения со следующего года. При этом необходимо учесть, что "пятилетка" - не единственный критерий, некоторым документам достаточно находиться в папке год, а другим - не меньше 75 лет.
Групповая классификация
Сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии, расскажет их принадлежность к определенной группе. Каждая производственная или бюджетная организация претерпела за время своего существования различные проверки со стороны фискальных органов.
Так что не только гражданам для своих потребностей нужны данные, но и контролерам необходимо предоставлять сведения о ходе производственных процессов, финансовых перемещениях. Профессиональный аудит по бухучету разноску в документах разных по предназначению сведений делит на 4 группы. Содержание каждой укажет на время, в пределах которого бухгалтерские документы должны храниться:
На чем следует концентрировать внимание?
Вам будет интересно:Что такое субсидирование и кому положено?
Бухгалтерия - отдел на предприятии особой важности. Здесь собираются все сведения о финансовой деятельности организации в целом и на каждого сотрудника в отдельности. Несмотря на законодательную регламентацию, сколько лет должны храниться бухгалтерские документы ООО, руководитель вместе с главбухом должны позаботиться, чтобы они были целы на тот момент, когда будут востребованы инспектором при налоговой проверке.
В НК РФ в статье 89 сказано, что аудит проводят по 3-летним документам от начала их создания, отсчет ведут от даты вынесенного решения о проверке. Это говорит о том, что специалисты будут поднимать бумаги за 3 года. Но в 23 статье НК говорится об обязанности налогоплательщика сохранять данные о начисленных налогах за 4 года. Поэтому чтобы не возникло претензий у проверяющих, нужно каждый документ складировать и следить за его сохранностью.
Каким документам нужно отдать приоритет?
В бухгалтерии всегда видны заполненные стеллажи разными папками, где должны храниться бухгалтерские документы текущего года, хотя многие организации давно перешли на электронный учет, но при этом не отказались от бумажной фиксации наиболее важных событий в хозяйственной деятельности. По-особому относится бухгалтер к различным:
- платежкам;
- журналам с ведением счетов;
- главной книге;
- налоговому бухучету;
- регистрам с фиксацией доходов;
- счетам, где разнесены расходы;
- квитанциям с перечислением налогов.
Каждая бумага укажет на определенное событие, которое связано с деньгами. Чтобы не было убытков, к ним должно быть серьезное отношение. Финансисты данного подразделения поделили обязанности на участки, они отвечают за надлежащее содержание журналов, книг на своем объекте, с легкостью определяют, где хранятся бухгалтерские документы не только в общем количестве, но и каждая по отдельности при ее запросе. Первичная документация, по которой специалист отчитался в годовом отчете, должна его подтверждать в течение 5 лет, если вдруг возникнут со стороны контролирующего органа сомнения в какой-то цифре.
Бухгалтерская прозрачность и налоговые дебри
Многие бумаги сами по себе важны для предпринимателя или бухгалтера, чтобы обращаться к ним во время работы по необходимости. Допустим, сколько лет хранятся первичные бухгалтерские документы по приобретенному имуществу? Все время, пока оно находится на балансе компании. На транспортные средства, недвижимость начисляют амортизацию, когда продают - необходимо знать первоначальную стоимость объекта, да и начисление налогов происходит по первичной документации.
Если рассматривать бухгалтерские проводки по основным средствам, то НК статья 283 позволяет уменьшить налоговую базу за текущий период убытками прошлых лет. Для этого нужна подтверждающая документация в хорошем состоянии за последнее десятилетие. Инспектор налоговой службы может запросить данные, зафиксированные в декларации с предоставлением первичной документации, которая показывает фактический результат финансовой деятельности. Сельские предприятия платят единый сельскохозяйственный налог, и если они работают с убытками, документы хранят весь период, пока не избавятся от недостачи. Безнадежную дебиторскую задолженность нельзя списать без подтверждающей первичной документации, на этом основании признается долг в цифровом значении. Сколько должны храниться бухгалтерские документы ИП:
- годовая отчетность – 10 лет;
- квартальные отчеты – 5 лет, затем их заменяют годовые;
- сведения о работе предприятия за месяц тоже нужно сохранять 5 лет;
- журналы учета с записями о покупках, продажах с подшивками счетов необходимы 5 лет.
Индивидуальным предпринимателям сложно трактовать различные законодательные акты из-за недостаточности знаний в юридических тонкостях. Только грамотно налаженный процесс в архивных делах станет помощником в снижении проблем с документальным хранением.
Расчеты с работниками
На предприятиях в обязательном порядке учитывают передвижение кадров и расчеты с сотрудниками. Каждое начисление по зарплате и прочим выплатам фиксируется в документах, оплата:
- командировочных;
- суточных;
- больничных листов;
- окладов и премиальных.
Перечисление взносов:
- страховых;
- пенсионных;
- налоговых.
Подобную документацию ведут с надлежащим учетом с первых дней функционирования предприятия и до полного прекращения деятельности. Сколько лет хранятся бухгалтерские документы по зарплате, имеет важное значение для определения:
- пенсионного обеспечения;
- льгот;
- социальной поддержки.
В организациях осуществляют обеспечение по учету и хранению документации, так как юридические лица несут правовую ответственность за нарушения. Сколько хранятся бухгалтерские документы в организации:
- 75 лет требуется сохранить лицевой счет на каждого работника;
- в течение 50 лет, возможно, потребуются кому-нибудь выписки из документов по зарплатам, гонорарам, пособиям.
Архивариусы, после президентского указа от 2016 года об изменениях в архивных делах, разделили их на документацию с хранением 75-летним (по зарплатам до 2003 года) и 50-летним.
Вам будет интересно:Надбавка за сложность и напряженность работы
Где хранят?
Когда бухгалтерские документы хранятся в архиве, скопившиеся за период деятельности предприятия, такое право предоставляет закон экономическим субъектам. Руководство организации должно предоставить комнату, оборудованную под складирование бумаг с полками, стеллажами. Помещение должно быть защищено от поступления света шторами, жалюзи. Если архив расположен на цокольном этаже, на окна устанавливают решетки. Надежно сохранит от неправомерного проникновения в помещение металлическая дверь. Каждый руководитель решает сам, как хранятся бухгалтерские документы его компании, но несет непосредственную ответственность за правильную опись дел:
- с временным хранением;
- постоянным;
- документацию личного состава.
Под руководством директора составляется акт о бумагах, подлежащих уничтожению, у которых истек срок хранения.
Как передают?
После создания архива вместе с обустройством помещения разрабатывается график его работы. Здесь будет находиться документация, которой положено храниться длительный и постоянный период. Распорядок работы и должность архивариуса утверждает и назначает директор. В правилах указывают:
- сдачу и выдачу документов;
- порядок по ликвидации бумаг после прекращения сроков;
- проведение мероприятий для эффективной работы архива.
Бумаги должны поступать в оригинальном виде при отсутствии копий, заверенных нотариально. Документацию из отделов передают, правильно подшитуют в папках, брошюрах с подписанной на обложках идентифицирующей информацией:
- годом, подтверждающим документальное исполнение;
- видом зафиксированного учета;
- порядковыми номерами;
- периодами формирования регистров, первичных документов;
- наименованием сертификатов;
- количеством нумерованных листов.
Порядок сдачи электронной информации утверждается в приказном порядке руководителем с предварительным дубляжом на другой носитель.
Порядок уничтожения
Перед ликвидацией бумаг проводят ревизию в архиве. Для этого создается комиссия из сведущих специалистов, чтобы они провели экспертизу в определении документальной ценности. Им предстоит квалифицировано распределить бумаги и вынести вердикт на уничтожение, если срок истек. Но даже в этом случае для каждого листа нужна инвентаризация, чтобы не изъять еще нужную информацию.
Как поступить, если документ исчез?
Производственные процессы состоят из сложной и трудоемкой системы. Правильный учет, какими бы методами ни происходил (на бумагах или электронным способом), постоянно сопровождается различными казусами. Нет такого предприятия, чтобы хоть один из документов безнадежно не исчез. Причины могут скрываться в халатности персонала, сознательном уничтожении данных для скрытия преступных замыслов. Здание с бухгалтерией может сгореть или его настигнет стихийное бедствие. Что бы ни случилось, наступает время и необходимость в подтверждении потери.
Для внутреннего разбирательства создают свою комиссию из руководящих кадров. Необходим акт с изложенными факторами о происшедших утратах. Когда придут контролирующие органы, этот документ заменит утерянные, как весомое обоснование. Иначе руководителю придется отвечать перед налоговым или административным законодательством:
- от 5000 до 10000 рублей положен штраф для должностных лиц в виде административного наказания, если они нарушают содержание документации уничтожают ее раньше положенного срока;
- штрафные санкции возрастут до 20000 рублей при повторном обнаружении нарушений;
- на предприятие тоже накладывается материальное наказание от 10000 до 30000 рублей.
Надежную сохранность финансовой документации защищает закон, значит, на это не должна влиять необязательность, равнодушие предпринимателей. Незнание законов еще никого не предохранило от наказания. В мире быстро развивающихся технологических процессов любая хозяйственная ниша, которая приносит доход, быстро заполняется.
Появились организации, в которых работают грамотные архивариусы, они помогают не только разобраться в накопленных папках, но и систематизировать их, создать каталог, оборудовать архив, чтобы в нем смог ориентироваться любой сотрудник. Такие помещения необходимы не только из-за страха перед штрафными санкциями, а для сохранения ценных документов, которые должен взять под собственный контроль каждый руководитель. Определить их ценность можно даже без юридического образования, если представить, какой ущерб нанесет потеря бумаг. Любому гражданину ясно, что будет, когда у него украдут паспорт или водительское удостоверение. Должно быть понятно, что без подшивки зарплатных ведомостей тоже не обойтись в отчетный период, пока они не будут разнесены в специальных бухгалтерских регистрах.
Из документов создается за весь период деятельности предприятия целая взаимосвязанная цепь, и разрыв одного звена может нанести вред будущему пенсионеру от недостающих данных о заработанных средствах. Или льготник не получит своевременно материальной помощи.
