Порядок проведения кассовых операций в России регламентирован основной инструкцией ЦБ РФ за № 40 от 1993 года. Все проводимые кассовые операции выполняются на типовых формах, утвержденных в качестве первичной документации для всех хозяйствующих предприятий.
На всех предприятиях независимо от формы собственности для учета проводимых кассовых операций применяются ордера (приходные и расходные).
Расходный кассовый ордер представляет собой строго регламентированную форму № КО-2.
Все кассовые документы регистрируются в книге специального учета, так как относятся к первичным финансовым документам.
Вам будет интересно:Дорожный налог
Расходный ордер, бланк которого включает следующие обязательные для заполнения реквизиты: он содержит наименование хозяйствующего субъекта и его подразделения, государственные коды предприятия, дату и регистрационный номер, корреспондентский счет и субсчет.
Как заполнить расходный кассовый ордер? Четкость заполнения и безошибочность очень важна. Ошибки и неточности, исправления не должны встречаться в кассовых документах. Прежде всего, выдача денег по кассовому ордеру не должна осуществляться без двух обязательных подписей руководителей (главного бухгалтера, руководителя). Без их подписей кассир не может осуществлять расход средств.
Расходный кассовый ордер после выдачи по нему денег сразу подписывается кассиром, а все приложенные к нему документы погашаются штампом «Оплачено».
При выдаче денежной наличности отдельному человеку, не включенному в ведомость или не работающему на предприятии, кассир обязан требовать предоставление документа, служащего в качестве удостоверения личности. Данные полученного документа (наименование предоставляемого документа, его номер, дату, место его выдачи и кем выдан) кассиру необходимо занести в расходный кассовый ордер. После выдачи денег по доверенности она сразу же подшивается к расходному ордеру. Если выдача осуществляется по доверенности и проводится по отдельной ведомости, то перед подписью получающего человека кассир делает пометку: «по доверенности». А уже после этой поправки лицо, получающее данные средства, ставит свою роспись. Все возможные записи в документе делаются получателем лично чернилами или синей шариковой ручкой. Расходный кассовый ордер в сравнении с отдельной ведомостью предусматривает написание получаемой суммы не только прописью, но и цифрами.
Операции с наличными активами (прием денег, выдача) могут проводиться по кассовым ордерам только день в день их выдачи и составления. По итогам дня кассир на основании имеющихся данных по первичным кассовым документам заполняет книгу учета кассовых операций. Книга по кассе ведется в двух обязательных экземплярах. Второй экземпляр выполняется под копирку. В итоге дня после заполнения данной книги экземпляр, выполненный под копирку, подшивается вместе с первичными ордерами и далее сдается на обработку в бухгалтерию.
К примеру, выдается зарплата за май 2012 года. Но в списке людей, включенных в ведомость, находится один работник, находящийся в данное время в больнице. За получением причитающейся ему зарплаты обращается его жена с доверенностью. Причем, доверенность заверена главным врачом больницы, где лечится заболевший работник. В этом случае кассир обязана сверить паспортные данные получателя, указанные в доверенности, с данными подлинника паспорта. При малейших сомнениях кассир имеет право проверить правдивость выданной доверенности. Далее нужно сделать в ведомости пометку «по доверенности» и получить роспись получателя. После полученная доверенность прикрепляется к ведомости и вместе с ведомостью и расходным ордером сдается в бухгалтерию.