Все сотрудники, которые получают денежные средства в подотчет, обязаны знать, как заполнить авансовый отчет правильно. Поэтому бухгалтер должен помочь при заполнении бланков, а не делать все сам за сотрудника.
Составляется авансовый отчет лично сотрудником в одном экземпляре. Заполняется бланк авансового отчета с двух сторон. На лицевой стороне надо написать название предприятия, отдел организации, дату заполнения, ФИО, должность и указать, на какие цели получены и были израсходованы средства, выданные ему в подотчет. Указывается количество первичных документов и приложенных листов к отчету.
Вам будет интересно:Таможенные пошлины на на ввоз: экономический смысл и виды.
В табличной части бланка указывают полученную сумму, отражают остаток или перерасход. На оборотной стороне перечисляют в хронологическом порядке все подтверждающие документы с указанием сумм затрат. Подводится итоговая денежная сумма и ставится личная подпись. К бланку прикрепляются оригиналы всех документов. Практичнее наклеить документы на лист А4 и пронумеровать их.
В случае, если прилагаемых документов оказалось больше, чем строк, к авансовому отчету прикладывают несколько бланков оборотных сторон отчета и на каждом сверху делают надпись «продолжение авансового отчета №____ от ____, ФИО».
Бухгалтер делает записи на бланке с указанием корреспондирующих счетов, сумм и реквизитов кассовых ордеров, по которым окончательно рассчитываются с сотрудником.
Далее в бухгалтерии делают отметку о проверке отчета, утверждают сумму, ставят дату. Расписывается бухгалтер и главный бухгалтер предприятия, затем подают на утверждение руководителю. После утверждения авансовый отчет проводят в бухгалтерии, остаток денег вносится в кассу по приходному кассовому ордеру, а сумма перерасхода выдается на руки сотруднику по расходному кассовому ордеру или перечисляется на его счет по зарплатному проекту.
Сотрудник может сам написать заявление с просьбой удержать из его заработной платы сумму остатка, либо по решению руководства это может быть сделано в случае не возврата денег в течение месяца после окончания сроков расчета.
Наличные деньги из кассы можно выдавать в подотчет только тем сотрудникам, с которыми заключен трудовой договор и которые отчитались полностью за предыдущие суммы. Сначала работник собственноручно пишет заявление с просьбой выдать ему необходимую сумму денег, указывает цели траты и ставит личную подпись. Руководитель утверждает сумму, устанавливает сроки выдачи средств и предоставления отчета, ставит дату и подпись. После этого бухгалтер имеет право выдавать денежные средства в личный подотчет работнику.
Передавать денежные средства посторонним нельзя. Отчет о деньгах, которые израсходованы, надо предоставлять в течение трех рабочих дней после установленного руководителем срока. Поясню на примерах:
1.После возвращения из командировки надо заполнить авансовый отчет, принести в бухгалтерию проездные документы, командировочное удостоверение, страховку на поездку, багажные квитанции, чек на предварительную продажу билетов, квитанции об оплате за номер в гостинице или договор найма жилья у физического лица. Все это - не позже трех рабочих дней после окончания поездки.
2. В случае приобретения ТМЦ для предприятия или оплаты за услуги или аренду к авансовому отчету прикладываются товарные чеки, акты закупа на рынке, договоры купли-продажи, чеки ККА, счета – фактуры, товарные накладные не позднее трех суток со дня отгрузки товара или оплаты за услуги.
3.Почтовые расходы и переговоры подтверждаются квитанциями, счетами-фактурами, бумажными чеками.
Авансовый отчет предоставляется после расхода заранее выданных денег в качестве аванса. Цели назначения могут быть самые разные:
1.хозяйственные нужды
2.почтовые расходы
3.командировочные расходы
4. нотариальные действия
При возмещении расходов работников за поездку в командировку за личный счет, авансовый отчет не составляется. На основании приказа руководителя о командировке и отчетных документов, бухгалтерия перечисляет или выдает наличные в полном объеме затраченных средств. Никакого заявления от сотрудника при этом не требуется.