Каждая организация обязана проводить периодическую опись активов (материалов, основных средств, прочих ценностей). Результаты проверки вносятся в специальный документ. Бланки инвентаризационных описей (форма № ИНВ-1, -3, -5, -8а, -16) хранятся в бухгалтерии, их можно взять в вышестоящей организации или скачать в интернете.
Инвентаризационная опись составляется для проверки соответствия имеющихся в наличии ценностей и правильности бухгалтерского учета. Этот документ способен объективно отразить фактическое наличие товарных и материальных ценностей на всех этапах их хранения и движения на предприятии.
Вам будет интересно:Учетные регистры
Методические указания по инвентаризации требуют ее проведения в несколько этапов. Каждый сопровождается составлением первичных документов (приказ о проведении, описи, акты). После этого сравниваются результаты проверки с данными бухучета (сличительные ведомости). Чтобы оформить итоги описи незаконченных ремонтов, будущих расходов, наличия ценных бумаг, денег или бланков строгой отчетности используются единые регистры.
Инвентаризационная опись должна оформляться строго в соответствии с требованиями ее ведения. До начала проведения инвентаризации лица, ответственные за результаты ее проведения, должны написать расписку, включенную в заголовочную часть формы.
Составляется опись в двух экземплярах (один – для бухгалтерии, второй - для проверяющих органов). Подписывается ответственными материально лицами после личной перепроверки данных бухучета и сравнения их с фактическим наличием находящихся в распоряжении организации материальных ценностей.
При заполнении бланка не должно оставаться пустых строк. В поле «Наименование организации» указывается форма собственности и полное название фирмы (к примеру, Общество с дополнительной ответственностью «Альянс»). Здесь же указывается код предприятия по общероссийскому классификатору (он прописан в учетных документах).
В следующем ниже поле необходимо обозначить структурное подразделение (управление, цех, отдел). Если предприятие использует для обозначения этих подразделений коды, то необходимо указать их. Затем проставляется код по ОКВЭД.
Обязательно необходимо прописать основание проведения инвентаризации (распоряжение, приказ руководителя - форма N ИНВ-22). Согласно данному приказу выставляются официальные даты начала и завершения проведения проверки.
Графа «Код операции» заполняется лишь в том случае, если предприятие применяет кодирование, в противном случае проставляется прочерк.
Инвентаризационная опись требует внесения в нее ценностей с порядковыми номерами. Возле каждого пункта проставляется дата проведения проверки, а также указывается, в чьей собственности находится описанная ценность.
В графе «2» описи указывают код, отражающий остатки ценностей (01 – основные средства, 10 – материалы и т.д.).
Помимо этого необходимо перечислять характеристики активов, их вид, сорт, единицы измерения, инвентарные номера и номера паспортов, стоимость единицы.
В графе «Фактическое наличие» указывается сумма и количество ценностей, суммируются остатки. После этого заполняется графа «Итого», проставляются подписи ответственных лиц.
Затем инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, чтобы можно было уточнить числящиеся на балансе остатки. После указания всех имеющихся остатков бухгалтер заверяет сведения своей подписью.
В тех случаях, когда после составления описи выявляются несовпадения данных, составляется сличительная инвентаризационная ведомость (форма ИНВ-18 и -19).
При выявлении испорченных или непригодных для дальнейшего использования в работе ценностей, готовых изделий или материалов составляются соответственные акты.
В случае, если обработка данных по учету ценностей автоматизированная, форма описи выдается комиссии на бумажном или машинном носителе с уже заполненными данными по графами №№ 1-9. Далее ответственные лица комиссии вносят данные в графу 10 о наличии ценностей.